Какой способ выбрать
Для одного PDF или Excel обычно достаточно письма. Для архива документации удобнее ссылка на облачную папку: так сохраняется структура, а обновлённые файлы можно добавлять без повторной пересылки.
Если документы конфиденциальные, заранее напишите об этом. Можно согласовать NDA, пароль на архив и отдельную передачу пароля другим каналом.
| 1–3 файла | можно приложить к письму, если размер позволяет |
|---|---|
| Большой PDF | лучше облачная ссылка или архив с понятным названием |
| Комплект документации | папка с сохранением структуры и коротким описанием |
| Конфиденциальные документы | архив с паролем, NDA, передача пароля отдельно |
Архив перед запуском: отправить большой файл на перевод
| На входе | Для задачи “отправить большой файл на перевод” обычно присылают архив с десятками файлов: инструкции, сертификаты, PDF, Excel-таблицы, сканы, чертежи и документы поставщика в разных папках. |
|---|---|
| Где риск | Для “отправить большой файл на перевод” риск такой: без описи легко пропустить приложение, дважды обработать один файл или потратить время на документы не первой очереди |
| Что делаем | В задаче “отправить большой файл на перевод” составляем список файлов, отмечаем приоритеты, повторяющиеся документы, проблемные форматы и части, которые можно сдавать партиями |
| Что сдаём | На выходе по задаче “отправить большой файл на перевод”: понятный комплект переведённых файлов с сохранёнными названиями, структурой папок и приоритетной сдачей нужных разделов |
Как назвать файлы
Название файла должно помогать понять документ без открытия. Например, “manual_model-x_cn.pdf”, “spare-parts_catalog_en.xlsx”, “sds_product-a.pdf”. Для больших проектов это экономит время на сортировке и уменьшает риск перепутать версии.
- добавьте язык исходника в название
- не называйте файлы “новый”, “финал2”, “переводить”
- если есть версии, оставьте дату или номер версии
- для папок используйте понятные названия: instructions, certificates, drawings, tables
Частые вопросы
Можно ли отправить ссылку на облако?
Да. Главное — открыть доступ на просмотр или скачивание и не менять структуру папки во время оценки.
Можно ли отправить архив с паролем?
Да. Пароль лучше передать отдельным сообщением, особенно если документы коммерческие или технически чувствительные.
Что делать, если файлов очень много?
Сначала отправьте список или структуру папок. Можно оценивать проект по этапам: приоритетные документы отдельно, остальные после разборки архива.