Какие документы требуют особой аккуратности
К конфиденциальным материалам обычно относятся чертежи, спецификации, договорные приложения, коммерческие предложения, тендерные документы, данные поставщиков, рецептуры, регуляторные досье и внутренние инструкции.
Даже если документ не имеет грифа, он может содержать чувствительные сведения: артикулы, цены, контактные лица, производственные параметры или планы поставок.
- чертежи, схемы и спецификации оборудования
- тендерные заявки и коммерческие предложения
- регуляторные и сертификационные документы
- каталоги с закупочными ценами или закрытыми артикулами
- внутренние инструкции, регламенты и производственные материалы
Что проверяем перед сдачей: конфиденциальность и nda
| Исходник | Для задачи “конфиденциальность и nda” обычно присылают паспорт безопасности: состав, опасности, меры первой помощи, хранение, транспортировка, утилизация и ссылки на нормативные документы. |
|---|---|
| Проверка | В задаче “конфиденциальность и nda” сверяем классы опасности, числовые значения, единицы измерения, коды, разделы и повторяющиеся предупреждения; спорные места выносим на согласование |
| Отдельно смотрим | для “конфиденциальность и nda”: цифры, коды, таблицы, единицы измерения, подписи, предупреждения и непереводимые поля |
| Результат | На выходе по задаче “конфиденциальность и nda”: перевод паспорта безопасности с сохранённой структурой разделов, терминов риска, мер защиты и числовых параметров |
Как организовать безопасную передачу файлов
Для обычных документов часто достаточно отправки по электронной почте. Для чувствительных комплектов лучше использовать архив с паролем, корпоративное облако, ограниченный доступ по ссылке или иной способ, принятый у клиента.
Заранее указать, кто имеет право получать файлы, можно ли использовать машинный перевод, нужно ли удалять исходники после завершения проекта и требуется ли отдельное соглашение о конфиденциальности.
| Передача | корпоративная почта, защищённая ссылка, архив с паролем |
|---|---|
| Доступ | минимальный круг участников проекта |
| Хранение | срок хранения и порядок удаления согласуются заранее |
| ИИ/MTPE | использование машинного черновика согласуется отдельно |
Что указать в NDA
В соглашении о конфиденциальности обычно фиксируются стороны, состав защищаемой информации, допустимые способы обработки, срок действия обязательств, порядок передачи файлов и ответственность за разглашение.
Если у клиента есть собственная форма NDA, её можно использовать как основу. Для регулярной работы это удобнее, чем каждый раз заново обсуждать правила доступа к документации.
- определить, какие материалы считаются конфиденциальными
- указать разрешённые способы передачи и хранения файлов
- согласовать, можно ли привлекать редакторов и верстальщиков
- зафиксировать срок хранения и порядок удаления материалов
- описать порядок работы с комментариями и обновлёнными версиями
Частые вопросы
Можно ли работать по NDA клиента?
Да, если условия применимы к переводческому проекту. Перед стартом важно согласовать участников, доступ к файлам и порядок хранения материалов.
Можно ли запретить использование машинного перевода?
Да. Если документы чувствительные, это нужно явно указать в задаче или NDA.
Что делать с архивами после завершения проекта?
Срок хранения и порядок удаления лучше согласовать заранее, особенно для чертежей, тендерных материалов и регуляторных документов.