Короткий ответ
Архив для перевода лучше готовить как рабочую папку проекта: убрать старые копии, разделить документы по типам, отметить финальные версии, приложить исходники и короткий README. Тогда исполнитель быстрее понимает состав комплекта, не считает лишние файлы и сразу видит, где нужны OCR, вёрстка или отдельная обработка таблиц.
Кратко
- Главная задача подготовки архива — не “красиво упаковать ZIP”, а убрать неопределённость: что актуально, что справочно, что не трогать.
- Файлы лучше группировать по назначению: инструкции, паспорта, сертификаты, таблицы, чертежи, изображения, справочные материалы.
- Один короткий README часто полезнее длинной переписки: в нём фиксируются версии, исключения, желаемый результат и особые правила.
Что подготовить
- одна актуальная папка вместо нескольких архивов с разными версиями
- понятные имена файлов без “final_final_new” и нерасшифрованных сканов
- отдельная папка для справочных материалов, которые помогают, но не переводятся
- исходники Word, Excel, InDesign, PowerPoint, DWG, если они существуют
- README.txt или таблица с правилами: что переводить, что оставить без изменений, какой нужен результат
- контрольный список вложений перед отправкой, чтобы не потерять приложения и изображения
Соберите один рабочий комплект
Самая частая проблема в архиве — не объём, а рассыпанные версии. В одной папке лежит инструкция, рядом старая инструкция, потом “копия для поставщика”, затем скан приложения без даты. Переводчик не может надёжно понять, какой файл является основным, а какой приложен только для справки.
Перед отправкой создайте отдельную рабочую папку именно для перевода. Перенесите туда только те материалы, которые относятся к текущей задаче. Всё, что может помочь как контекст, но не должно переводиться, положите в подпапку “reference” или “справочно”. Это снижает риск случайно включить в расчёт лишний документ.
Разложите документы по типам, а не по случайным датам
Для технического перевода удобнее структура по смыслу: manuals, certificates, drawings, tables, photos, marketing, legal, reference. Такая схема показывает, что внутри архива: где основной текст, где табличные данные, где визуальные материалы, а где документы, требующие заверения или точного оформления.
Если комплект относится к нескольким изделиям, лучше сделать уровень по модели или проекту, а внутри уже разделить по типам документов. Например: Model-A/manuals, Model-A/certificates, Model-B/tables. Так легче не смешать материалы разных устройств и не перенести термин из одного изделия в другое.
Названия файлов должны помогать оценке
Не нужно превращать каждое имя в длинное описание, но полезно убрать названия вроде scan001.pdf, новая_папка.zip, документ_2.docx. Хорошее имя даёт минимум контекста: manual_model_a_en.pdf, certificate_2024.pdf, parts_list_xlsx.xlsx, installation_drawings.dwg.
Если переименовывать десятки файлов долго, можно оставить исходные имена, но добавить таблицу с расшифровкой. Важно, чтобы специалист по оценке видел, что перед ним: инструкция, паспорт, спецификация, список деталей, приложение к договору или архив изображений.
Отделите финальные версии от истории изменений
Старые редакции иногда нужны, чтобы сверить терминологию или понять историю проекта. Но они не должны лежать рядом с финальными файлами без пометок. Иначе возникает вопрос: переводить оба документа, сравнивать их или выбрать один?
Оптимальный вариант — папка current для актуальных документов и папка old_versions для справки. В README можно написать: “переводить только current, old_versions использовать при необходимости для контекста”. Такая простая пометка экономит часы уточнений.
Приложите исходники, даже если итог нужен в PDF
PDF часто является конечным экспортом, а не лучшим файлом для работы. Если инструкция была собрана из Word, каталог — из InDesign, таблицы — из Excel, а презентация — из PowerPoint, исходники позволяют сохранить структуру точнее и быстрее.
Не бойтесь отправлять сразу и PDF, и исходник. PDF показывает, как документ должен выглядеть, а редактируемый файл помогает корректно извлечь текст, таблицы, подписи и стили. Особенно это важно для каталогов, больших таблиц, многоязычных макетов и документов с мелкими подписями на изображениях.
Сделайте README на одну страницу
README не должен быть бюрократическим ТЗ. Достаточно пяти блоков: цель перевода, какие папки переводить, что оставить без изменений, какой нужен формат результата, какие материалы являются справочными. Такой файл остаётся внутри архива и не теряется в почтовой цепочке.
Полезно также указать контакт для технических вопросов: инженер, менеджер продукта, специалист по сертификации. Если в процессе появится сомнительный термин или противоречие в версиях, вопрос попадёт к человеку, который действительно знает документ.
Вопросы по теме
Нужно ли архивировать файлы в ZIP?
ZIP удобен для небольшого комплекта. Для крупных папок лучше облачная ссылка: так проще добавлять недостающие исходники, не пересылать архив заново и контролировать версии.
Можно ли оставить оригинальные названия файлов?
Можно, если есть таблица или README с пояснениями. Проблема не в самом имени, а в невозможности понять, какой файл актуальный и что с ним делать.
Что делать с файлами, которые помогают понять контекст, но не требуют перевода?
Положите их в отдельную папку “справочно” и прямо напишите, что они не входят в перевод. Тогда они помогут терминологии, но не попадут в расчёт как отдельный объём.
Нужно ли удалять дубли перед отправкой?
Лучше удалить явные копии. Если дубли нужны как версии, разделите их по папкам и отметьте, какая версия рабочая.
Что делать дальше
Хорошо подготовленный архив выглядит не как случайная папка, а как мини-проект: актуальные файлы отдельно, справочные материалы отдельно, правила внутри README. Такой комплект быстрее оценивается и реже возвращается на уточнение.